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怀化学院经济合同管理办法(修订)
[ 作者: 佚名    出自:    发表时间: 2016-03-28   点击: 756 ]
怀化学院经济合同签署流程.doc

 为了规范学校经济活动,完善合同管理体制,防范合同风险,维护学校的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》,结合我校实际,制定本办法。

第一章 总则

第一条 办法所称经济合同(含协议)是指学校及所属各单位根据《中华人民共和国合同法》的规定,为实现一定的经济目的,明确双方相互权利义务关系而订立的规范性文本。一般以书面合同为主,有关合同的文书、电报、传真、函件、图表等均为合同的组成部分,作为合同的附件。

第二条 本办法所称合同管理,是指对合同项目论证、资信调

查、谈判、文本起草、会审、订立、会签与签署、履行、变更、解除、转让、终止、纠纷处理、立卷归档等进行全过程控制。

第三条 本办法适用范围凡使用学校人、财、物等有形及无形资产(资源)开展经济活动所签订的合同均适用本办法。主要包括建设工程维修(护)工程、安装工程、设备采购、服务采购、药品、图书及教学资料(教材、作业本等)采购、办学培训(含联合办学、合作办学)、国际交流、教学、科研课题、基地建设、科技合作、产业开发、后勤保障、资产及场地租赁、借贷资金、投资及其他经济活动,劳动人事不适用本办法。

第四条 本办法所规定合同期限,最长不得超5年,合同期满,根据双方意愿可以续签或同等条件下可以优先于原合同签署人。

                      第二章 控制目标

第五条 建立合同归口管理制度学校各单位和个人对外签订经济合同归口办公室统一管理,经济合同签署使用“怀化学院合同专用章”,合同各页码之间加盖骑缝章,合同专用章由办公室管理

第六条 建立合同主体资信调查制度,确保对方具有履约资格和能力,减少合同违约风险。

第七条 建立订立合同授权审批制度严格划分各类经济合同的权限,不得超越权限签署合同。

第八 完善合同会审制度,应加强合同订立的审核把关,

5万元(不含)以上的经济合同文本,由责任单位组织业务单位、计划财务处、审计处、监察处及与资源相关的单位(以下简称相关单位)集中会审后按规定程序签署,金额较大或专业技术性较强的还应聘请法务部和技术专家审查。

第九条 加强合同履行的监控,合理解决合同履行中出现的各种变更、经济纠纷,确保学校利益不受损失。避免招投标过程中标单位低价中标后采取变更方式增加金额损害学校利益,扰乱招投标秩序的行为。

第十条 建立合同评价制度,由审计处对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,适当开展专项审计,促进合同管理水平的提高。

第三章 职责

第十一条 学校对合同实行分类管理,各业务单位代表学校履行合同,根据学校的授权负责合同签署前的可行性论证和合同的起草、送审、报批、履行、归档等工作。

校办公室:负责学校所有合同的管理和协调学校各职能单位和

教学系()对外签署合同等有关事宜。

教务处:负责学校教材、作业本、毕业证(学位证)采购、教学基地建设等合同。

科技处:负责学校及个人纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、专利申请、产学研合作、科技成果转让等合同。

地方服务与合作处:负责学校服务地方的相关经济合同。

计划财务处:负责学校银行贷款、银校合作、年度、年度会计报表审计及验资、评估等合同。

后勤管理处:负责建设项目咨询、勘察、设计、招标代理、施工及监理等合同;校内各类改、扩建、修缮、装修项目、维护检测、建筑材料及项目配套设备、维修物资材料、药品采购等合同。

资产管理处:负责学校教学、行政物资(设备)、水电器材、医疗仪器、图书文献、国有资产处置等合同。

其他单位或系():负责职责范围内的相关合同。

第十二条 合同主管单位或业务单位的主要职责

()负责合同签署前的可行性调查。

1.审查对方当事人的主体资格,包括名称、住所、资质、营业执照或法人登记证书、经营范围和方式等。

2.调查对方当事人的履约能力和资信情况。

3.审查对方签约代表的合法身份,如法定代表人资格证明或

法定代表人授权委托书。

4.必要时组织队伍考察、进行集体论证。

()起草合同文本,组织合同谈判,征求相关单位和对方的意见,商讨合同内容。

()提请学校相关单位审定合同文本,以确保合同的内容、形式合法。

()履行合同会审会签程序。

()负责合同的履行。

()协调解决在合同执行过程中出现的问题。

()参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动,及时向领导汇报。

()保管合同与履行、变更、解除合同有关的文件资料。

()根据《怀化学院档案管理办法》立卷归档。

第十三条 合同主要条款应包括

(一)当事人单位名称(与当事人单位公章一致,并注明单位账号及开户行);若当事人为自然人则应写与身份证一致的姓名并注明身份证号码;

(二)标的;

(三)数量;

(四)质量(标的规格,性能,款式,特定标准<国家标准、行业标准、地方标准>,品牌、商标,说明书<机电仪器及大型成套设备和技术密集性等产品的详细说明等>);

(五)价款或者报酬(货款数额及运输等费用,结算方式<信用卡结算、票据结算、汇款或托收结算>,外币须注明与人民币的比值,优惠标准等);

(六)付款方式;

(七)履行期限、地点和方式;

(八)违约责任;

(九)解决争议的方法;

(十)当事人单位法定代表及其委托人或个人、学校法定代表或委托人签名、盖章(自然人应盖手印)、单位地址、开户银行及帐号、合同生效日期。

第四章 流程

第十四条 合同订立流程。学校各单位和个人对外签订的合同,由责任单位组织相关单位和合同对方当事人进行谈判,根据谈判结果由业务单位或个人起草合同文本。

第十五条 合同会审流程。5万(不含)以上的经济合同文本,由资源主管单位组织相关单位及分管资源、业务、财务校领导集中会审;5万元以下的经济合同文本由相关单位集中会审;金额较大或专业技术性较强的还应聘请法务部和技术专家审查。会审后的正式合同按照授权审批签署。

第十六条 合同签署流程。会审通过后的合同文本即正式合同,按授权审批规定的流程签署。

第五章 关键环节控制

第十七条 授权与审批,学校各单位和个人对外签署合同采用以下方式:

()学校法定代表人签订合同。

()学校法定代表人书面授权委托人签署合同。未经学校法定代表人授权,任何人均不得以学校或所属单位名义对外签署合同。

(三)经学校法定代表人授权,5,000元以下的合同,由相关职能单位主要负责人签署。

基本建设项目相关合同,不论金额大小,经后勤管理处、计划财务处、审计处等相关单位及分管校领导审签后,由校长签署。

维修、绿化项目相关合同,5,000(不含)─30,000元以下,经相关单位集中会审后,由分管后勤校领导签署;30,000元(不含)以上的,经相关单位集中会审,分管财务校领导审签后,由校长签署。

物资采购相关合同,5,000(不含)─30,000元以下,经相关单位集中会审后,由分管资产校领导签署;30,000元(不含)以上的,经相关单位集中会审,分管财务校领导审签后,由校长签署。

公共资源有偿使用相关合同,5,000(不含)30,000元以下合同,经相关单位集中会审后,由分管资产校领导签署(门面、广告位招租及非教学场地等由分管后勤校领导签署)30,000(不含)以上的,经相关单位集中会审,分管财务校领导审签后,由校长签署。

学、科研课题、校地合作、基地建设等教学科研相关合同,5,000(不含)─30,000元以下由业务单位、计划财务处、审计处集中会审,由分管业务校领导签署,30,000元及以上的,经相关单位集中会审,分管财务校领导审签后,由校长签署。

未注明具体金额,只有相关比例的合同,由相关单位及分管业务、分管财务校领导集中审签后,由校长签署。

第十八条 合同订立环节。包括合同策划、资信调查、谈判、起草、审核、签署环节。

1. 合同策划。凡学校各单位和个人对外发生的经济活动(事项),原则上(5000元以上)均应签订经济合同,明确应当签订合同的业务和事项范围,双方相互的权利和义务等内容。不得将需要招标管理或较大金额的重大经济合同拆分成金额较小或不重要的经济合同;不得违规签订担保、投资和借贷合同。

2. 合同会审。起草的合同文本由相关单位进行集中会审。5万元(不含)以上的合同文本,请法务部参与审查,专业技术性较强的还应聘请技术专家审查,审查后加盖“怀化学院合同审核专用章”,“怀化学院合同审核专用章”由审计处保管。

3. 合同用印。法人代表或授权领导签署合同后,由合同用印人在校办公室进行登记、由办公室对集中会审修改后的合同文本原件和合同正式文本进行统一编号后再用印,编号格式:hhxy**********,字母后六位为年月,后四位为全年的合同编号,如:hhxy2015050023(表示:怀化学院20155月签署的2015年第23号合同)。

合同用印应提供以下资料,手续不全,学校办公室不予用印:

1. 由相关单位、法务部及技术专家会审的《怀化学院经济合同会审表》原件和集中会审修改后的合同文本原件。

2. 合同正式文本,份数根据实际需要确定,原则上不得少于5份,学校留存一份存档,审计处一份,业务单位一份,对方单位两份(一份存档,一份计划财务处报账)。

3. 合同用印后,《怀化学院经济合同会审表》原件、集中会审修改后的合同文本原件及正式合同留存办公室,由办公室对学校的合同统一归档。

第十九条 合同履行环节。包括合同监控、补充、变更、转让和终止、结算。合同签署后,当事人双方必须按约定严格认真履行合同,非特殊情况,不得进行变更。

1. 合同监控。强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,敦促对方积极执行合同,一旦发现有违约可能或违约行为,应当及时提示风险,并立即采取相应措施将合同损失降到最低。

2. 合同变更。合同补充、变更、转让和终止均需相关单位及分管资源、分管财务校领导报告,补充、变更或转让的内容和条款必须与当事人协商一致,补充、变更或转让后的合同视为新合同,应当履行合同控制的相关程序,明确规定合同终止的条件以及应当办理的相关手续,并指定专人(法务部)对合同终止手续进行复核。

变更增加金额超过原合同金额10%及以上的,应按招投标法的相关规定进行公开招标。

因特殊情况确需变更合同,变更方需提供法定变更理由及相关证明材料,并按学校变更审批程序审批同意后方可实施。若变更涉及经费增加则必须带经费落实后方能办理变更手续。

单项变更金额超过10万元,按学校规定程序补签合同。

变更金额在3000元以下的,由相关单位集中会审后,由分管业务校领导签署;变更金额3000元(不含)以上的,经相关单位集中会审,分管财务校领导审签后,由校长签署。(教学、科研、校地合作相关合同除外)。

3. 合同结算。计划财务处应当在审核合同条款后办理结算业务,按照合同付款,及时催收到期欠款,指定专人负责合同履行,建立合同履行信息管理台账,未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,计划财务处有权拒绝付款,支付审批手续按照学校相关规定执行。

第二十条 合同纠纷处理环节。应当依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告,合同纠纷协商一致的,双方应当签订书面协议。经双方协商无法解决的,根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。纠纷处理过程中,未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。

第二十一条 合同登记与归档。归口管理单位应当加强合同登记管理,充分利用信息化手段,对登记、编号集中会审修改后的合同文本原件、正式合同、怀化学院经济合同会审表》及经济合同登记表按档案管理相关规定由办公室统一归档。规定合同借阅的审批程序,对合同保管情况实施定期或不定期检查。

第六章 监督问责

第二十二条 计划财务处凭学校各单位和个人对外签署的正式合同,办理收款或付款业务, 应签而未签合同的经济活动,计划财务处不得办得相关业务的收支手续。

第二十三条 当事人违约责任的减、免,需经业务(经费)主管单位、计划财务处、审计处等相关单位及分管业务(经费)、财务校领导审批同意后方可执行,未经审批由相关单位或个人擅自减、免的,学校不予认可,由计划财务处按合同约定直接扣除违约金。

第二十四条 学校应当加强内部审计工作,切实开展经济合同专项审计工作,规避合同管理的主要风险,控制合同管理的薄弱环节,5000元以上的经济合同从立项至归档由审计处进行全程监督。

第二十五条 未按《怀化学院经济合同管理办法》规定履行,未执行“收支两条线”规定,私设“小金库”的单位或个人,由有关单位依法规查处

第二十六条 当事人违约责任按照《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国担保法》的相关条款执行。

第二十七条 凡未经学校法定代表人授权委托而以学校名义擅自签署的合同为无效合同,由合同签署的单位或者个人自行承担全部负责;给学校造成损失,情节严重的,学校将追究有关人员的纪律责任、经济责任,构成犯罪的,移交司法机关依法处理

第七章 附则

第二十八条 本办法由审计处负责解释。

第二十九条 本办法自发布之日起施行,原《怀化学院经济合同管理办法》(怀院发〔2013〕27号)同时废止。

文章录入: abu | 责任编辑: abu
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